Arhivarea documentelor este unul dintre elementele cheie ale factorului administrativ şi fiscal al fiecărei companii, pentru că are rolul de a justifica și proba activitatea acesteia.
Dar ce se întâmplă atunci când aceste documente ajung la termenul limită de păstrare? Aici intervine procesul de selecţionare a documentelor, un procedeu complex, care necesită multă experienţă, cunoaştere în domeniu şi foarte multă atenţie.
Procedeul de selecţionare are rolul de a propune spre eliminare documentele care nu mai prezintă importanţă şi care şi-au încheiat perioada obligatorie de păstrare, dar totodată și identificarea acelor documente care au valoare arhivistică-documentară.
În vederea selecţionării documentelor, este nevoie de o comisie stabilită printr-o notă internă la nivelul companiei. În această comisie trebuie să fie prezente persoane cu experienţă în arhivare, din mai multe departamente administrative, care să poată stabili cu exactitate ce documente trebuie scoase din arhivă şi ce documente trebuie să rămână. Aceasta este o operaţiune delicată, întrucât documentele odată distruse nu mai pot fi recuperate.
Această comisie se întruneşte anual, la o dată stabilită, dar se poate întruni şi la nevoie, atunci când situaţia o cere. Comisia activează în temeiul articolului 11 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.
La încheierea procesului de selecționare comisia trebuie să întocmească un proces verbal, conform anexei nr. 5 a legii nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naţionale, cu modificările ulterioare. Acest proces verbal se înaintează conducerii spre aprobare.
În cazul dosarelor propuse pentru eliminare, acestea trebuie depuse cu adresă înregistrată la Arhivele Naţionale, fiind însoţite de procesul verbal aprobat de conducerea companiei şi de inventarul documentelor permanente raportat perioadei pentru care s-a efectuat selecţionarea. Doar după avizul pozitiv al Arhivelor Naţionale documentele pot fi distruse.
Echipa www.Arhivatorul.ro oferă servicii complete de arhivare, incluzând, de asemenea, şi procedeul de selecţionare şi distrugere confidenţială a documentelor ajunse la termen. Compania este totodată și printre primele companii dn țară care asigură o unitate mobilă de distrugere a documentelor care se deplasează la sediul Clientului pentru un grad ridicat de confidențialitate, rapiditate și siguranță.
