Dacă te-ai decis să închiriezi o imprimantă în detrimentul achiziției uneia, ai făcut primul pas pentru a putea economisi și pentru eficientiza activitățile tale administrative.
Al doilea pas extrem de important însă este să alegi corect un furnizor de servicii de închiriere imprimante despre care să fii sigur că îți livrează echipamente de calitate la prețuri corecte.
Așadar, cum poți alege furnizorul potrivit și care sunt etapele pentru identificarea acestuia?
Ai mai jos pași 5 pași pentru a alege furnizorul de servicii de închiriere imprimante potrivit pentru compania ta.
Rezumat:
- 1 Pasul 1: Stabilește clar nevoile de imprimare
- 2 Pasul 2: Evaluează furnizorii
- 3 Pasul 3: Alege un abonament de închiriere imprimantă care include toate serviciile de care ai nevoie
- 4 Pasul 4: Verifică dacă abonamentul este flexibil și dacă poate fi personalizat
- 5 Pasul 5: Asigură-te că furnizorul îți oferă suport tehnic și service
Pasul 1: Stabilește clar nevoile de imprimare
Primul pas în alegerea furnizorului de servicii de închiriere imprimante este să-ți definești cât mai clar nevoile.
Ce tip de imprimante sunt necesare pentru activitățile zilnice ale afacerii tale? Ai nevoie de imprimante color sau doar alb-negru? Ce volum de imprimare preconizezi pe lună? Există cerințe speciale, precum imprimarea de documente A3 sau doar A4? Ai nevoie de funcții suplimentare, precum scanare și copiere?
Aceste detalii te vor ajuta să identifici echipamentele de care ai nevoie pentru ca mai departe să poți selecta furnizorul de servicii de închirieri imprimante care să se potrivească cerințelor tale.
Pasul 2: Evaluează furnizorii
După ce ai definit nevoile afacerii tale, poți trece la pasul următor și anume, etapa de cercetare și evaluare a furnizorilor.
Pentru a face o alegere bună va trebui să ții cont de mai mulți factori, precum prețurile, reputația și termenii contractuali.
Compară prețurile și ofertele
Prețurile pot varia semnificativ în funcție de furnizor, de echipamentele alese și de tipul de abonament. Verifică ce conțin ofertele și ce servicii ai incluse, astfel încât, la final, să nu ai costuri ascunse.
Ce trebuie să faci tu este să evaluezi cât mai clar ofertele astfel încât să știi ce primești exact. Cea mai bună opțiune pe care o poți găsi este aceea de a primi în schimbul unei plăți lunare fixe toate serviciile de care ai nevoie.
Spre exemplu, Copier Service are mai multe tipuri de abonamente lunare, cu prețuri variabile în funcție de volumul de imprimare lunară și tipul echipamentului (color, monocrom, multifuncțional) dar indiferent de abonamentul ales, vei avea întotdeauna gratis: transport și instalare imprimantă, instruire personal, mentenanță, consumabile, service și chiar înlocuirea echipamentului.
Verifică recenziile și recomandările
Află ce spun și alți clienți despre serviciile furnizorului. Recenziile și recomandările îți pot oferi o imagine reală despre nivelul de satisfacție și despre calitatea echipamentului și a serviciilor oferite.
Verifică termenele și condițiile contractului
Înainte de a semna un contract, asigură-te că înțelegi exact termenii acestuia, inclusiv durata închirierii, costurile suplimentare, în cazul în care acestea există, politica de reînnoire și clauzele de încetare a serviciilor. Un furnizor transparent va avea întotdeauna condiții clare și ușor de înțeles.
Pasul 3: Alege un abonament de închiriere imprimantă care include toate serviciile de care ai nevoie
Așa cum spuneam și mai sus, este extrem de important să te asiguri că în prețul abonamentului tău lunar să ai inclus tot ce ai nevoie.
Iată care ar putea fi structura unui abonament de închiriere imprimante care ar putea fi o alegere bună pentru tine:
- Preț fix lunar: știi exact cât trebuie să plătești în fiecare lună, fără să ai costuri ascunse sau taxe suplimentare
- Consultanță personalizată și suport tehnic din partea furnizorului: acesta te va ajuta să alegi echipamentul potrivit nevoilor tale
- Echipamente performante: furnizorul îți pune la dispoziție modele moderne și fiabile care pot gestiona volume de lucru diverse, de la câteva sute de pagini printate lunar, până la posibilitatea de a printa nelimitat.
- Transport, configurare imprimantă și instruirea echipei tale incluse în prețul abonamentului
- Service complet, intervenție rapidă și înlocuirea echipamentului în caz de defecțiune
- Consumabile (cartușe toner, unități de imagine, etc)
Pasul 4: Verifică dacă abonamentul este flexibil și dacă poate fi personalizat
Afacerile se schimbă în timp și nevoile tale de imprimare pot evolua. Este important ca furnizorul ales să-ți ofere o varietate de abonamente, dar și flexibilitate în privința tipului de echipamente și a termenilor contractuali. De exemplu, poate fi util să ai posibilitatea de a modifica sau extinde contractul în funcție de creșterea afacerii tale sau de schimbarea cerințelor operaționale.
De asemenea, opțiunile de personalizare sunt esențiale pentru a alege echipamentele potrivite pentru afacerea ta. Dacă ai nevoi speciale, precum imprimarea de documente A3 sau volume mari, asigură-te că furnizorul poate oferi echipamente care să răspundă acestor cerințe.
Pasul 5: Asigură-te că furnizorul îți oferă suport tehnic și service
Un alt criteriu esențial în funcție de care să alegi furnizorul potrivit este calitatea serviciilor de suport tehnic și mentenanță. Problemele tehnice pot apărea oricând, iar un furnizor bun ar trebui să-ți asigure:
- Reparații rapide: Timpul în care imprimanta nu funcționează poate afecta productivitatea echipei, așa că asigură-te că furnizorul poate interveni prompt pentru rezolvarea problemelor.
- Înlocuirea echipamentului: Dacă imprimanta închiriată devine nefuncțională, este important ca furnizorul să-ți ofere o soluție, cum ar fi înlocuirea acesteia.
Așadar, alegerea furnizorului de servicii de închirieri imprimante potrivit este o decizie importantă care poate influența direct eficiența și succesul companiei tale. Un furnizor competent îți va pune la dispoziție nu numai echipamente performante, ci și soluții personalizate și servicii eficiente.
